שלושה שלבים לפגישה הוירטואלית

שלושה שלבים לפגישה הוירטואלית
כל מה שצריך לדעת לפני, במהלך ואחרי הפגישה הוירטואלית

מאת: תמי לנצוט ליבוביץ AICI,CIP
תאריך: 8.5.12

הטכנולוגיה המתקדמת של ימינו מאפשרת לאנשים ממקומות שונים בעולם להשתתף באותה פגישה כאילו כולם יושבים באותו חדר ממש.

שלא תטעו, הכול קורה באמת ומדובר בעסקים אמיתיים למרות שהם מתנהלים במפגשים וירטואליים.

האנשים הם אמיתיים, הפגישה קורית בזמן אמת והכי חשוב – ההשלכות ותוצאות הפגישה הן רלוונטיות בדיוק באותו אופן כמו פגישות פנים אל פנים.

ישנן שאלות חשובות שעלינו לשאול את עצמנו לפני הפגישה הווירטואלית, במהלכה ואחריה.

שלב א' - שאלות לפני הפגישה :

• באיזה מבין שלושת סוגי הפגישות נרצה להשתמש? (שיחת ועידה, שיחת ועידה אינטרנטית או וידיאו קונפרנס).

• באיזו טכנולוגיה עלינו להשתמש? האם אנו בטוחים שלכל אחד מהמשתתפים יש אפשרות להשתמש באותה טכנולוגיה?

• את מי נרצה להזמין לפגישה?

• באיזו שעה נקבע את הפגישה וכיצד נגדיר זמן אם המשתתפים נמצאים בתחומי זמן שונים?

• באיזו שפה תתקיים הפגישה?

• האם יש חומרים שהמשתתפים יצטרכו לקבל לפני הפגישה בדואר, במייל או בפקס?

שלב ב' - במהלך הפגישה :

הגיעו לחדר שבו מתקיימת הפגישה חצי שעה לפני הזמן שנקבע, בדקו שכל הציוד עובד וודאו ש:
יו"ר הפגישה מתחיל לדבר ראשון ומציג את עצמו ואחר כך דואג לבקש מכל משתתף שיציגו את עצמם גם הם.
עמדו בלוח הזמנים שנקבע ואל תחרגו ממנו. דיוק חשוב ביותר.
אם ברצונכם לעורר דיון שאלו שאלות פתוחות דוגמת: "איזה שאלות יש לך?" במקום: "האם יש לך שאלות?"
זכרו שאם מדובר בשיחת ועידה לא תהיה לכם אפשרות לראות את שפת הגוף ואת ההבעות של שאר המשתתפים, לכן אם לא הבנתם דבר מה – אל תהססו לשאול.

שלב ג' - לאחר הפגישה:

הפגישה לא מסתיימת עם ניתוק הטלפון או המסך.
כדאי לשלוח סיכום קצר של עיקרי הדברים שעלו בפגישה. כך תוכלו להיות בטוחים שכל אחד הבין את אותם הדברים ולמזער טעויות.
במידה ונקבעו טווחי זמן לביצוע משימות כלשהן – חשוב לציין גם אותם.

יתרונות הפגישות הווירטואליות:

חסכון בהוצאות נסיעה.
חסכון בעלויות הוצאות המלון והשכרת החדרים.
חסכון עלויות ניהול ואדמיניסטרציה כגון עלויות הדפסה, ניירת, פקסים, משלוח מסמכים. כשהיום הכול ניתן לעשות ללא עלות באמצעות מיילים.