נימוסי דואר אלקטרוני

כללי נימוס במייל: יצירת שפה עסקית מוצלחת

תמי לנצוט ליבוביץ

מיילים הפכו לחלק בלתי נפרד מהעולם שלנו, דרך לתקשר ולהעביר מסרים, לתזכור, להעביר הודעות וכו'. אין סיכוי שהצבי של הדואר יכול להתחרות  במהירות של שברירי השנייה שלוקח למייל להגיע אלינו.

מיליון עצים אמנם מודים לנו על החיסכון בנייר, אבל אף אחד לא יכול להחזיר לנו את הזמן האבוד שבזבזנו במענה על מיילים ותכתובות קבוצתיות. במיוחד כאשר אין לנו ברירה - תהליכי עבודה ואינטראקציה משרדית נקבעים פעמים רבות לפי אופי ותוכן המיילים בין הקולגות.

איך תדעו איך לחסוך זמן ומאמץ לכם ולקולגות עימם אתם מתכתבים?

 חשוב לא רק לדעת מה עליכם לעשות, אלא גם מה לא לעשות!

הכללים לפניכם מתאימים למיילים בכל תחום מקצועי או תפקיד:

 בפנייה אישית: תמיד לפנות בשם או כינוי מקבל המייל. פנייה אישית במייל היא דומה לשיחה אישית או מכתב ולא להודעה שמשום שאתם מברכים את המקבל לקבלת מסר מכם והוא מעניק לכם את תשומת הלב שלו.

במה לכתיבת תוכן ארוך ומפורט: בניגוד להודעות, צ'אט, וואט אפים, טלפונים וכו', מייל הוא מקום לפרט נתונים מורכבים, להעניק במה לתכנים ארוכים יותר ולשתף מסרים משמעותיים בתפוצה קבוצתית ואישית. הרשו לעצמכם להתבטא בחופשיות אך אם אתם כותבים מייל ארוך, פסקו אותו וצרו רווחים ובולטים שינעימו לקוראים את הכתיבה ויהפכו אותו למסמך נוח לשימוש. אך אל תכתבו רק ארוך – כתבו נכון! וודאו שהמייל הוא מספיק משמעותי כדי להעביר מידע, ושיש במייל מספיק אינפורמציה לפעולה עבור המקבל ולא מייל הגורר התכתבויות רבות ומעייפות.

מכותבים וקבוצות: השתמשו ב-CC בעדינות, אל תכתבו אנשים לא רלוונטיים למיילים לא רלוונטיים, בכך בעצם תבזבזו זמן ותעניקו פתח לעוד אנשים לא רלוונטיים ולידיעה שלהם. מעבר לכך, אל תשכחו שכולם מכירים את הטריק וכולם יודעים מתי הם מכותבים למען רושם, למען אחרים וכו' התמשו במכותבים בחוכמה.

נושא המייל: למען תיוק עתידי, למען מציאה נכונה ונוחה, למענכם ולמען אלו מהם אתם שולחים – השתמשו בשורת הנושא ביעילות. פרטו את הבקשה, הנושא, שלב העבודה במייל וכו' וכך יהיה קל יותר למצוא את המייל לאחר מכן ולמקבל המייל, להתייחס בדיוק.

זמן זה כסף: אל תיתנו לעצלות להכתיב את הרגלי המייל שלכם – אם מישהו יושב קרוב אליכם במשרד, קומו ושאלו אותו במקום להטריד במייל. איך זה חוסך לכם זמן? מחקרים מראים כי כל פעם שאנו מקבלים מייל, זמן הסחת הדעת המתקבלת ללא זמן קריאת המייל - היא בממוצע 64 שניות. כלומר, אם מקבלים מייל כל 5 דקות, כ-13 דקות בשעה הלכו לאבדון.

ממה להימנע? סימני פיסוק בעייתיים יכולים להעביר מסר אגרסיבי או חצוף. שמקבל המסר לא רואה את פניכם ולא שומע את נימת קולכם, הוא מפרש את המייל לעיתים בצורה שונה ממה שהתכוונתם. יותר מדי סימני קריאה יכולים להתפרש כצעקה, שלוש נקודות יכולות להתפרש ככתיבה פסיבית-אגרסיבית, ויותר מדי סימני שאלה כנזיפה. במקרה הזה, עקבו אחר הפתגם האמריקאי: LESS IS MORE – פחות הוא יותר!

לסיים בברכה: כמו שהייתם נפרדים מקולגה בעבודה, יש תמיד לסיים מייל בברכה נעימה. לא יזיק גם להוסיף נימה אישית לעיתים, כמו למשל במייל לקראת סוף השבוע "חמישי שמח", או במייל שפותח את היום עם ברכת "בוקר אור" וכו'.

לסיים במיתוג ובהצגת נכסים דיגיטליים: תמיד לסיים את המייל בתצוגה של שם ופרטי קשר. אם יש לכם לוגו אישי, כמובן להוסיף בחתימה האישית לכל מייל, תוספת אייקון שמשקף את החברה או הארגון אליו אתם שייכים מעניק לכם יחס רציני יותר. מומלץ כיום גם להוסיף לחתימה פרופילים של מדיה חברתית כמו לינק דאין או פייס בוק, במיוחד אם יש לכם עשייה ענפה או מעניינת באחת הפלטפורמות.

על פי מחקרים,  עצם המודעות ותשומת לב למייל שלנו כבר מייעלת ומחזקת את התפוקה בכעשרה אחוזים. ברגע שתתחילו להתייחס לכללים האלו באופן קבוע, תוכלו לעבוד ביעילות שבאמתחתכם נימוסי מייל מעולים שעובדים שעות נוספות עבורכן ומסייעים לכם ליצור שפה מוצלחת ושיחה מצוינת במיילים פנימיים או עם קולגות מבחוץ.

בברכה,

תמי לנצוט ליבוביץ

©כל הזכויות שמורות לתמי לנצוט ליבוביץ