ראיון עבודה מנצח - לפי גישת IBLCode

המדריך המלא לראיון עבודה מנצח ב-10 שלבים

מאת: תמי לנצוט-ליבוביץ | Master of Manners

הקדמה:

הנוסחה המנצחת שבין קשרים, כישורים ו - Fine Skills

מערכת היחסים עם מקום העבודה העתידי שלכם אינה מתחילה ביום הראשון לתפקיד, אלא שבועות  קודם לכן – ברגע שבו נקבע ראיון העבודה. בעולם העסקים הדינמי, ראיון העבודה המסורתי עבר טרנספורמציה מוחלטת. הוא כבר אינו רק החלפת מידע יבש על השכלה וניסיון, אלא זירה אסטרטגית של "ניהול רשמים" ותקשורת בין-אישית גבוהה.

ההכנה המוקדמת לראיון היא חבל ההצלה שלכם. רוב המועמדים מגיעים לראיון כשהם במצב רגשי מורכב, רווי מתח, ומרגישים בעמדת נחיתות מול עמדת הכוח של המעסיק. כדי לנצח את הלחץ הזה, הנוסחה להצלחה מבוססת על מתודולוגיית ה-IBLCode (שפת העסקים הבינלאומית): חיבור מדויק בין המקצועיות שלכם לבין ה-Fine Skills – אותם ניואנסים התנהגותיים עדינים המקרינים שליטה עצמית, ביטחון וסמכות.

כשאתם שולטים בכישורים העדינים הללו, אתם מפסיקים להיות מועמדים פסיביים והופכים לשותפים עסקיים המנהלים משא ומתן בגובה העיניים. המדריך שלפניכם יוליך אתכם צעד אחר צעד, דרך עשרת שלבי הראיון, כדי להבטיח שתשאירו אחריכם שובל של התרשמות חיובית מנצחת.

מילון מושגים עסקי מהיר:

• IBLCode (International Business Language Code)  - "שפת העסקים הבינלאומית". שפה רב-תרבותית משותפת ועדכנית, המגשרת על מנהגים לוקליים בעידן הגלובליזציה העסקית
• Fine Skills: כישורים עדכניים של קריאת סיטואציה, הבנת הקשר ותגובה מדויקת. עליית המדרגה של הכישורים הרכים: ( Soft Skills), אלו הם הניואנסים הדקים והמדויקים ביותר של התנהגות, תדמית, פרוטוקול ונימוס עסקי, המעניקים יתרון יחסי מובהק ומקרינים עוצמה שקטה ומנהיגות.

חלק 1: הדינמיקה של המפגש – השליטה מתחילה בדלת   הכניסה לראיון

הראיון שלכם מתחיל ברגע שחציתם את סף המשרד, וליתר דיוק – בחמש הדקות שלפני הזמן שבהן אתם נדרשים להגיע. הגעה בזמן היא הצהרת הכוונות הראשונה שלכם לגבי אמינות ודיוק.

ברגע שצוות המשרד מאותת לכם שהמראיין מוכן לקבל אתכם, אל תהססו. ה-Fine Skill הראשון הוא: שתי דפיקות חדות וברורות על הדלת – וכניסה מיידית. (בלי לחכות תשובה), אתם כבר מוזמנים, ולכן אין שום סיבה לעמוד מחוץ לדלת, להסס או לחכות להזמנה נוספת.

משם, הנוכחות הפיזית שלכם מנווטת את הסיטואציה:

קשר עין וברכה: לכו בביטחון, מרכז שפת גוף פתוחה, גב ישר, שמרו על מבט ישיר בעיניים, חיוך קל וברכת "בוקר טוב" או "צהרים טובים" ברורה ומזמינה.

כיבוד המרחב: כאשר הגעתם אל שולחן הראיונות, אל תתיישבו מיד. נעמדו בנינוחות לצד הכיסא ושאלו: "איפה תרצו שאשב?". זהו ביטוי מובהק של כבוד לטריטוריה של המארח.

כלל חשוב: אנחנו המרואיינים לא מושיטים את היד ראשונים ללחיצת יד, המידה והמראיין מושיט את ידו, נושיט יד בחזרה.

כלל השולחן הסטרילי: זכרו כלל ברזל קריטי –שולחן המראיין הוא שטח פרטי מוחלט. לעולם אל תניחו עליו דבר – לא את המחברת, לא את התיק ובוודאי שלא את הטלפון שלכם. האביזרים שלכם צריכים להישאר קרובים אליכם, על הרצפה או על כיסא סמוך.

חייכו והציגו את שמכם, שם ושם משפחה, במידה והמראיין הציג את שמו, חזרו בביטחון על שמו.

חלק 2: קוד הלבוש החדש – להפוך נראות לסמכות

הביקורת הראשונית עליכם מתקיימת תמיד במישור הוויזואלי – ההופעה והטיפוח שלכם הם האריזה של המסר המקצועי. ב-IBLCode הכלל אומר: לא מתחפשים ליום אחד. החוכמה היא להיות במיטבנו, בתוך הסגנון האישי שלנו, מתוך כבוד עמוק למקום אליו הגענו.

הדיוק של הנראות מפוענח באופן תת-הכרתי על ידי המראיין דרך ארבעה מוקדי טיפוח בסיסיים:

1. שיער (עטרת ראשנו): חייב להיות מסודר, מטופח ומסופר כהלכה. שיער פרוע משדר חוסר ארגון פנימי.
2. כפות ידיים וציפורניים: בראיון, הידיים שלכם נמצאות בתנועה ומדברות בשבילכם. הן חייבות להיות נקיות ומטופחות באופן מוחלט (כלל התקף לגברים ונשים כאחד).
3. כפות רגליים ונעליים: הדיוק מתחיל מהרצפה. הנעליים חייבות להיות נקיות ומצוחצחות. גם אם הגעתם בסניקרס – הן חייבות להיות ללא רבב.
4. עודף בושם: אל תשאפו להשאיר שובל של ריח כבד בחדר הראיונות הסגור. השאירו אחריכם שובל של רצינות ומקצועיות.

הדיוק בביגוד: צבעים, גזרות ומלכודת הגימיק

מעבר לטיפוח, בחירת פריטי הלבוש עצמם דורשת מחשבה אסטרטגית. הקפידו שהחלקים הקרובים ביותר לקו הפנים שלכם – כמו החולצה, הצעיף או הז'קט – יהיו חלקים, נקיים ולא "מקושקשים" או עמוסים בדוגמאות ובטקסטורות שיסיחו את דעת המראיין.

מומלץ לבחור בצבעים קלאסיים, רכים ובהירים שמחמיאים לטון העור שלכם ומשדרים פתוּתוּת ונגישות עסקית. המטרה שלכם היא שהמראיין יזכור את מי שאתם ואת המקצועיות שהפגנתם, ולא יזכור אתכם חלילה בגלל גימיק ויזואלי שלילי או בחירה צעקנית – כמו "ההוא שהגיע עם חולצת השוקינג-פינק".

ומה לגבי הראיון בזום? הכללים כאן כמעט זהים לחלוטין, ואף דורשים הקפדה יתרה על החלק העליון שנמצא תחת "זכוכית המגדלת" של המצלמה. מומלץ להתלבש בסט לבוש מלא (כולל מכנסיים מחויטים ונעליים מתאימות) גם כשמתראיינים מהבית. מבחינה פסיכולוגית, הלבוש המלא משנה באופן מיידי את היציבה של הגוף, משפר את טון הדיבור שלכם ומכניס אתכם למוד מקצועי וסמכותי מלא.

חלק 3: אומנות ה"סמול-טוק" – כוס המשקה החם והחיבור הראשוני

שלב פתיחת הראיון נועד בעיקרו להפגת מתחים וליצירת נינוחות הדדית. נצלו את הדקות הראשונות כדי לומר כמה מילים טובות ומנומסות על המקום, על עיצוב המשרד או על הדרך וההגעה הנוחה. זה מראה על ערנות וחיוביות.

בשלב זה, המראיין כמעט תמיד ישאל את השאלה הקלאסית: "תרצו משהו לשתות?"

התשובה הנכונה היא תמיד: "כן, תודה, אשמח לכוס משקה חם" (מים, קפה או תה)., או לפחות כוס מים.

לעולם אל תשיבו בסירוב כמו: "לא תודה, שתיתי בחוץ". קבלת ההצעה בברכה היא חלק מטקס האירוח העסקי. החזקת כוס משקה חם ביד מעניקה לכם עוגן פיזי, מאפשרת לכם לקחת נשימה נינוחה לפני מענה לשאלות, ומשדרת למראיין שאתם מרגישים בנוח ומכבדים אותו.

חלק 4: "ספר לי על עצמך" – הגבול שבין המקצועי לאישי

הבקשה לתאר את עצמכם היא אחת המלכודות הנפוצות ביותר בראיונות עבודה. מועמדים רבים נוטים באופן אוטומטי להקריא את תעודת הזהות שלהם: גיל, מצב משפחתי ומקום מגורים. מבחינת ה-IBLCode, מדובר בטעות אסטרטגית. ראיון עבודה הוא מפגש עסקי, והמעסיק מחפש בראש ובראשונה את הזהות המקצועית שלכם ואת תחום העיסוק שלכם.

פתחו תמיד במונולוג קצר וממוקד על תחומי העיסוק שלכם, המומחיות והניסיון הרלוונטי שמובילים את הקריירה שלכם.

ה-Fine Skill המנצח: לאחר שביססתם את האוטוריטה המקצועית שלכם, אני ממליצה בחום לסיים את התיאור העצמי בכמה מילים חמות על המשפחה. משפט מסכם כמו: "ומעבר לעשייה המקצועית, אני איש/אשת  משפחה גאה"* – עושה פלאים. נושא המשפחה, כשהוא מגיע במינון נכון ובסוף הדברים, הוא תמיד נושא חם, מרגיע, שובר קרח ומעלה חיוך נעים אצל המראיין.

חלק 5: השאלות הקשות – פיצוח מלכודת ה"פרפקציוניזם"

בשלב איסוף המידע, המראיין ינסה לא פעם להוציא אתכם משיווי המשקל באמצעות שאלות על נקודות החוזק והתורפה שלכם. השאלה הקלאסית היא כמובן: *"מהן החולשות שלך?"*

התשובה הכי שחוקה, צפויה ומעוררת אנטגוניזם היא: "אני פרפקציוניסט". המילה הזו איבדה כל ערך של אמינות ומזוהה מיד כהתחמקות.

איך יוצאים מזה בסטייל של IBLCode ? משתמשים בתכונות דואליות בצורה כנה ומבוקרת. במקום להשתמש במילה השחוקה, תארו את ההתנהלות שלכם בפועל:

"אני אדם עם סטנדרטים גבוהים מאוד של ביצוע, ובעבר זה הוביל אותי לפעמים לקוצר רוח מול קצב עבודה איטי של אחרים".* מיד לאחר מכן, הראו מודעות עצמית וניהול:

"הבנתי שזה עלול לעכב תהליכים, ולכן היום אני מקפיד לתאם ציפיות בצורה ברורה מראש כדי לשחרר משימות בזמן."*

חלק 6: מודל הראיון ההתנהגותי – הגישה למצבי משבר מקצועי

כחלק מהראיון ההתנהגותי, המראיין יציג בפניכם סיטואציה קונקרטית מקצועית של החברה  וישאל: "איך היית פותר את הבעיה הזו?". מועמדים רבים נופלים במלכודת הזו ושולפים פתרונות בזק שטחיים מהשרוול רק כדי למצוא חן.

ה-Fine Skill כאן הוא להפגין שיקול דעת מקצועי ולא פזיזות. מותר ואף רצוי לומר:

זהו שטח שאני מכיר היטב ובקיא בו, אך בסיטואציה הספציפית הזו אין לי עדיין את כל הפרטים המלאים של החברה שלכם. אין לי תשובות בזק לשלוף; כדי לתת פתרון מדויק ומקצועי, אני צריך קודם כל ללמוד את הנושא לעומק, לנתח את הנתונים ורק אז לקבל החלטה."

תשובה כזו משדרת רצינות, אחריות עסקית ועומק מקצועי. מעסיקים מחפשים אנשים שחוקרים ומבינים תהליכים.ולא זוקרקים תשובות בזק מהשרוול.

חלק 7: ראיון פאנל – אומנות הניווט במשולש הדינמי

ראיון מול פאנל של שני מראיינים או יותר דורש פיצול קשב אסטרטגי. הסיטואציה הקלאסית כוללת מראיין א' הדומיננטי והוורבלי, ומראיין ב' שנשאר שקט לחלוטין, מקשיב ובוחן אתכם מהצד.

המלכודת הנפוצה: להפנות מאה אחוז מתשומת הלב והמבט אל המראיין הדומיננטי, תוך התעלמות מוחלטת מהמראיין השתקן. התעלמות זו גורמת למראיין השתקן להרגיש מודר ומנותק, ודווקא הוא עשוי להיות הגורם המכריע שיפסול אתכם מאחורי הקלעים.

ה-Fine Skill: טכניקת השילוב והמבט הדינמי  (Inclusion Technique)

כדי לגייס את המראיין השתקן לצד שלכם, השתמשו בטכניקת המבט המתוחכמת הבאה:

הפתיחה: ברגע שמראיין א' (הדומיננטי) שואל שאלה, צרו אתו קשר עין ישיר ותתחילו לענות את משפט הפתיחה שלכם אליו.

התנועה:  תוך כדי זרימת התשובה, סובבו את המבט והתשובה אל המראיין הדומיננטי ואל המראיין השתקן לסירוגין. תנו לשניהם להרגיש שהתשובה מיועדת עבורם כקבוצה.

הסיום:  לקראת המשפט האחרון וסיכום הדברים, תחזירו את המבט אל המראיין ששאל את השאלה המקורית, ותסיימו את דבריכם מולו.

חלק 8: הטלפון הנייד – המוקש השקט של חדר הראיונות

הטלפון הנייד הוא מסיח הדעת הגדול ביותר, וב-IBLCode אנו מגדירים את ניהול המכשיר הדיגיטלי כעמוד תווך קריטי של משמעת עצמית וכבוד למארח.

המלכודת הנפוצה: להניח את הטלפון על השולחן כשהמסך פונה כלפי מטה. הנחת הטלפון על השולחן – גם אם הוא הפוך ועל שקט – משדרת למראיין מסר תת-הכרתי חריף: "אני כאן איתך, אבל אני משאיר ערוץ פתוח לדבר הבא, החשוב יותר"*.

Fine Skill   :  חוק המכשיר הבלתי נראה.

 העבירו את הטלפון להשתקה מוחלטת (ללא רטט כלל) עוד לפני שדפקתם על דלת המשרד.

עמוק בתוך התיק:

המקום היחיד של הטלפון הנייד במהלך ראיון עבודה הוא עמוק בתוך התיק או בכיס הפנימי. הוא חייב להיות בלתי נראה באופן מוחלט.

אפקט ה-הטלפון הנייד על השולחן: מחקרים פסיכולוגיים מראים כי עצם הנוכחות הפיזית של סמארטפון על השולחן – גם כשהוא כבוי לחלוטין – מפחיתה אוטומטית את איכות השיחה, מורידה את רמת האמון ופוגעת בתחושת החיבור הבלתי אמצעי.

קשיבות דיגיטלית (Digital Mindfulness): בזירה העסקית הבינלאומית, היכולת המופגנת להתנתק לחלוטין מהמסכים במהלך פגישה רשמית נתפסת כסימן מובהק לסטטוס גבוה ולשליטה עצמית פנומנלית.

עצת ה Fine Skill החזקה ביותר: גם אם סגרתם את הסמארטפון מחוץ למשרד, כשהתיישבתם , אקט יפה ומנומס, להוציא את המכשיר ובליווי מלל: "בודק ליר ביטחון שאכן סגרתי אותו".

חלק 9: שעון היד והדיוק הניהולי – ניהול זמן כהצהרת סמכות

בעולם העסקים המודרני, שעון יד הוא כבר מזמן לא רק כלי לבדיקת השעה – הוא הצהרת סמכות ומנהיגות. בתדמית ניהולית, מי שלא עונד שעון על היד מפספס נקודת זכות קריטית, שכן הטלפון הנייד אינו מהווה תחליף ראוי לשעון יד במרחב העסקי.

כשמנהל מציץ בטלפון כדי לבדוק מה השעה, זה נראה כאילו הוא בודק הודעות או חסר סבלנות. הצצה בשעון יד, לעומת זאת, היא תנועה אלגנטית שמשדרת שליטה וכבוד לזמן.

Fine Skill: ניהול חריגות בזמן הראיון

הסיטואציה הקלאסית מתרחשת כשהראיון גולש מהזמן שהוקצב לו (למשל, הראיון נקבע לחצי שעה ועברו כבר 35 דקות). זהו הרגע שלכם להפגין מנהיגות ואסרטיביות. במקום להמתין במבוכה, תציצו בשעון היד שלכם, ותגידו במקצועיות ובחיוך:

אני רואה שעברנו את חצי השעה שנקבעה לנו, ואני מאוד מכבד את לוח הזמנים שלכם. מצידי אין שום בעיה להמשיך ולהעמיק, רק רציתי לוודא שזה מסתדר עם הלו"ז שלכם."

במשפט אחד, הפכתם ממרואיינים פסיביים לשותפים עסקיים שמנהלים את המרחב. אתם מראים שאכפת לכם מהזמן של המעסיק, ובו זמנית – שיש לכם הערכה עצמית גבוהה ולוח זמנים מוגדר משלכם. ב-IBLCode, אתם לא נותנים לזמן לנהל אתכם – אתם מנהלים את הזמן.

חלק 10  : הסיום האסרטיבי – סלילת הדרך להמשך התקשורת

שלב הסיום הוא ההזדמנות שלכם להשאיר רושם אחרון חזק. אל תסתפקו בקימה חפוזה מהכיסא. סיימו במילים חמות: "תודה רבה שפגשת אותי, נהניתי מהשיחה ואשמח מאוד לשמוע מכם."

פה גם המקום למי שמרגיש נכון, ללחוץ את ידו של המראיין ולומר תודה רבה על הזמן שהקדיש לי.

(ולא, חייב לקבל תשובה מהירה, יש לי עוד שתי הצעות עבודה לפני)

כעת, מגיע שלב הבירור האסרטיבי לגבי לוחות הזמנים: "מתי אני אמור לקבל תשובה?".

אם המראיין עונה את התשובה הקלאסית והמעורפלת: "אנחנו נהיה איתך בקשר", היו אסרטיביים וממוקדים, וסללו לעצמכם את הדרך ליצירת קשר:

"מצוין. ברשותך, אם תוך עשרה ימים לא אשמע מכם, למי אני יכול/ה להתקשר כדי להתעדכן? האם אוכל לקבל רשות לפנות אלייך ישירות, או שיש גורם אחר במשאבי אנוש שכדאי שאצור אתו קשר?"

כאשר אתם מבקשים ומקבלים אישור מראש ליצירת קשר בטווח של 10 ימים, סללתם לעצמכם את הדרך הלגיטימית ביותר להרים טלפון, מבלי להרגיש אי-נוחות.

הרי קיבלתם רשות.  כך פתרתם את בעיית חוסר הנעימות וחוסר הוודאות : מתי יתקשרו? התקבלתי לעבודה? ......

©כל הזכויות שמורות לתמי לנצוט ליבוביץ