ישיבת מועצת מנהלים מנומסת

ישיבת מועצת מנהלים מנומסת
תמי לנצוט ליבוביץ  CIP

התכנסות חברי מועצת המנהלים היא חלק משגרה המתנהלת אחת לחודש, לשבועיים ואף בתכיפות גבוהה יותר. למרות זאת, בדומה "למועצת חכמים" היא מאוד חשובה ומכובדת, וחייבת להיות מקצועית, יעילה ונעימה. לשם כך חשוב שכל חברי המועצה, הן היו"ר, הן הדירקטורים והן האורחים יפגינו שליטה מקצועית בנושא הישיבה, בנוהליה בהתארגנות לקראתה ובביצועה המושלם.

חברי מועצת המנהלים מגיעים לישיבה מכל קצוות הארץ וזמנם קצוב ויקר. אפשר להגיע לתוצאות יעילות ואחראיות אם נוהגים במקצוענות מושלמת.

לפניכם חברי הדירקטוריון, מספר טיפים מקצועיים הדנים בהליכות בעסקים שיסייעו לכם למקצע את ישיבות מועצת המנהלים.

קביעת מועד והזמנה

• יש לקבוע את מקום הישיבה במקום נוח לגישה ומתאים למשתתפים בכדי לחסוך בזבוז זמן יקר על המתנה בפקקים וחיפוש חניה, ובכדי לעזור למשתתפים להגיע נינוחים.

• יש לקבוע את מועד הישיבה תמיד מתוך התחשבות באפשרות וביכולת של שאר המנהלים. כמו כן רצוי לא לקבוע פגישות בסוף היום, לא בערבי חג ולא בימי שישי.

• אם הישיבה לא מסתיימת בשעה שנקבעה ויש צורך בישיבה נוספת, יקבע היו"ר תאריך ומקום מפגש לישיבה הבאה שיתאימו לרוב הנוכחים.

• ההזמנה צריכה להיות מנוסחת באופן קצר וברור, ולהכיל את הפרטים הבאים: תאריך, שעה, מקום, נושאי הדיון, משך הישיבה ( שעתיים עד ארבע שעות).

• להזמנה יש לצרף דו"חות מקצועיים הנוגעים לנושאי הדיון.

• רצוי לשלוח הזמנות במייל ולהקדימן בשיחת טלפון.

• יש לשלוח את ההזמנות והדו"חות מבעוד מועד, כך שיהיה לדירקטורים זמן ללמידת החומר.

• עם קבלת ההזמנה יש לאשר את ההשתתפות ואת קבלת הדו"חות.

יום לפני הישיבה על מארגניה לשלוח תזכורת ולקבל אישור נוסף.

הכנות מקדימות לישיבה

• יש לדאוג להכין את חדר הישיבות שיהיה: נקי, נוח, מואר, מאוורר, מחומם/ממוזג ומאובזר היטב בכל הדרוש, בכיסאות נוחים לישיבה, בניירות ובכלי כתיבה.ובימינו חיבור לחשמל ולאינטרנט.

• על השולחן ימתינו לבאים תגי שמות המשתתפים. רצוי לקבוע סדר ישיבה מראש ולהשקיע בכך מחשבה מקדימה.

טכניקת הושבה

• את הכיבוד מתאימים למשך הישיבה ולשעת היום. אם זו ישיבה ארוכה צריך ורצוי לעשות הפסקה להתרעננות, לארוחה קלה ולעישון.

הכיבוד מונח על שולחן בצד או בחדר הסמוך ולעולם לא על שולחן הדיונים עצמו.

• יש להתלבש לישיבות אלו בצורה מכובדת ונוחה.

מהלך הישיבה

• יש להגיע לישיבה מעט לפני הזמן הנקוב ולא יאוחר ממנו, זמנם של המשתתפים יקר.

• דירקטור מאחר ישתדל להודיע על האיחור מבעוד מועד, להיכנס בשקט, למלמל סליחה ולהתיישב במקום מבלי להפריע למהלך הדיון. בסוף הישיבה יתנצל בנימוס בפני היו"ר על האיחור.

• דירקטור שצריך לעזוב לפני הזמן יודיע על כך מראש ליו"ר וברגע המתאים יאסוף את הניירת, המחשב ויעזוב בשקט.

• היו"ר יכנס לישיבה לאחר שכל המשתתפים ישובים סביב שולחן הדיונים ויפתח את הישיבה לא יאוחר מעשר דקות לאחר הזמן הנקוב.

• עם פתיחת הישיבה על כל המשתתפים לסגור את מכשירי הטלפונים  ולהודיע לא להעביר שיחות לחדר הישיבות. במקרים מיוחדים ניתן להעביר פתק ליו"ר.

• על היו"ר לנהל את הישיבה ביעילות, תוך מתן זכות דיבור לכל המשתתפים, לשמור על כך שלא יגלשו לנושאים לא מתוכננים, להרגיע ויכוחים סוערים ולקצר מונולוגים ארוכים.

• אם יש משתתף/ת חדש/ה, יש לצרף להזמנה לישיבה תקציר קורות חיים שלו/שלה. בכך משיגים שתי מטרות - נותנים הרגשה טובה של "ברוכים הבאים" למשתתף/ת חדש/ה שהצטרף/ה לדירקטוריון וחוסכים את הזמן שהיה לוקח להציגו ולתארו לפני שאר המוזמנים.

• על המשתתפים להביא את הדוחות שצורפו להזמנה שלהם לאחר שקראו, עברו והכינו את התייחסותם.

סיום הישיבה

• היו"ר יסכם את הדיון באופן תמציתי תוך שמירה על לוח הזמנים.
• בתום הישיבה לא לשכוח להודות למשתתפים.

© כל הזכויות שמורות לתמי לנצוט ליבוביץ